Code d’éthique

Introduction

Asemges SL (dorénavant, Asemges, ou la société), pense que l’attitude sur le lieu de travail détermine autant les personnes que la société et c’est pour cela qu’elle attend à ce que le comportement de l’organisation et des personnes liées à elle, respecte non seulement la législation en vigueur et son gouvernement corporatif mais aussi qu’il réponde aux principes ethniques et de responsabilité sociale d’acceptation générale.

Engagement et principes  

Dans ce Code Éthique apparait l’engagement d’Asemges avec les principes éthiques et de transparence de la société dans tous les domaines d’action. Cet engagement établit un ensemble de principes et de règles de conduite afin d’assurer un comportement juste et responsable de tous les travailleurs de la société indépendamment de leur position hiérarchique, situation géographique ou fonctionnelle.

En plus un bon leadership professionnel doit s’engager fermement avec ces principes et donner l’exemple en prenant des décisions qui respectent ce même code éthique pour favoriser un climat de travail éthique et positif.

Tous ceux qui font partie d’Asemges doivent préserver l’image et la réputation de la société dans toutes ses procédures professionnelles. 

Applicabilité, intégration e interprétation

Le Code Éthique doit être appliqué pour tout l’ensemble de l’organisation, affectant les administrateurs, les conseillers, les responsables et les travailleurs, indépendamment de la typologie du contrat qui détermine leur relation professionnelle ou de travail avec la société. Il faut tenir compte que la conformité de ce Code ne peut pas jamais aller ni en détriment de l’ordre juridique, ni des règles de la direction de la société.

Par sa nature, le Code Éthique établit des critères généraux pour guider les intégrants d’Asemges, et à la fois, pour résoudre des doutes sur des actions qui peuvent se produire dans le développement quotidien de leur activité de travail.

Pour résoudre n’importe quel doute sur l’interprétation de ce Code Éthique, il faut s’adresser au Comité de Compliance de la société, qui sera le responsable pour l’interpréter, et cette décision sera applicable à tous les membres de la société.

Ce Code Éthique est destiné aussi bien aux travailleurs de la société, qu’à ces tierces parties avec lesquelles la société a des relations ou des liens directs ou indirects de n’importe quelle nature comme fournisseurs, collaborateurs, clients, partenaires commerciaux, prestataires et d’autres collaborateurs. Tous doivent agir aussi selon le Code Éthique.

Par conséquent, Asemges peut aussi demander aux tierces personnes de formaliser leur engagement avec les règles de ce Code Éthique, et Asemges les encouragera à adopter que ces troisièmes parties aussi adoptent les mesures pertinentes à l’accomplissement du même.

Asemges se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires quand une tierce partie en relation avec la société, ne respecte pas les obligations contractuelles ou les principes établis dans ce Code.

Valeurs et principes Éthiques

Asemges souhaite donner un service et accompagnement excellent à ses clients, avec une confidentialité et diligence absolues.

Et, c’est pour cela, que Asemges considère très importantes plusieurs valeurs qui doivent devenir des principes distinctifs de la société. Ces valeurs et principes éthiques aideront à définir des paramètres et une marge de manœuvre qui vont définir le quotidien de la société.

Règles Générales de conduite

Légalité et directive de l’entreprise

La société et ses employés vont appliquer la légalité en vigueur pour développer leur activité. De la même façon, ils vont respecter aussi les obligations et les engagements assumés dans leurs relations contractuelles et les directrices marqués pour la direction de la société.

N’importe quelle personne de la société qui a connaissance d’une violation de la légalité ou des règles de la direction de l’entreprise, doit informer la société via le canal éthique compétent.

Conduite professionnelle intègre

Asemges souhaite que ces membres aient une conduite intègre sous tous les aspects.

Définition de conduite intègre :

1. L’intégrité : agir d’une façon loyale, honnête, et en accord avec les objectifs et les valeurs de la société exprimés dans ce code.
2. La diligence : actions responsables, efficaces, et orientées afin d’obtenir la qualité et l’excellence.
3. Le respect : entre collègues et avec les clients pour générer une ambiance de travail agréable et positive.
4. L’empathie : qui aide à éliminer les préjugés, travailler pour un objectif commun, être une personne aimable, traitant l’autre avec respect et éducation. Avec comme finalité détecter ce que l’autre personne souhaite et ce qui répond à ses besoins.

Cadeaux

Asemges interdit explicitement que ces membres puissent donner et accepter des cadeaux dans le développement de leur activité professionnelle. On ne pourra non plus rien donner ni accepter par personne interposée, ni offrir ni solliciter n’importe quel avantage ou bénéfice non justifié par la société pour soi-même ou pour une tierce personne au présent ou dans le futur.

Exceptionnellement, les cadeaux seront permis, à condition que les circonstances suivantes s’appliquent simultanément :

1. La valeur économique est symbolique ou insignifiante.
2. Le cadeau répond à des symboles de politesse ou à des attentions habituelles.
3. Il n’est pas interdit par la loi et pour les pratiques commerciales généralement acceptés.

En cas de doute sur ce qui est accepté ou non, l’offre devra être refusée ou, consultée devant le Comité de Compliance, pour savoir quelle est la décision la plus adéquate.

Conflits d’intérêts

Asemges considère comme un conflit d’intérêt la situation dans laquelle, l’intérêt personnel d’un sujet de la société et le propre intérêt de la société s’affrontent d’une façon directe ou indirecte.

On entend par intérêt personnel celui qui affecte la personne en sa qualité de membre de la société ou relationné à la même société. Comme personne relationnée il s’agit : du conjoint (ou personne ayant une relation proche), comme les ascendants, descendants, frères ou sœurs du conjoint ; et aussi des entités où l’intéressé ou les personnes liées à lui ont un poste d’administration ou de direction, ou reçoivent une rémunération.

S’il existe une situation de conflit d’intérêts, la personne impliquée doit communiquer la situation à la société, et s’abstenir de n’importe quelle décision qui puisse affecter le cas. Cela doit être communiqué au supérieur direct et au conseil de Compliance, en indiquant qui est l’affecté et en détaillant la situation du conflit d’intérêts, en réalisant si possible, une évaluation économique.

Information réservée et confidentielle

L’information qui n’est pas publiée et qui est propriété d’Asemges ou cédée par une tierce personne sera considérée comme information réservée et confidentielle et elle sera soumise à la confidentialité et au secret professionnel. Son contenu ne peut être communiqué à personne ni à travers de documents ni verbalement à moins qu’il existe un accord préalable du conseil de direction ou d’administration ou à la suite d’une action judiciaire ou administrative.

C’est sous la responsabilité de chacun d’apporter les moyens et appliquer les procédures suffisantes pour protéger cette information de risques internes ou externes de soustraction, de manipulation ou destruction non autorisée.

Divulguer une information confidentielle sans l’autorisation explicite du conseil de direction, est absolument interdit par ce Code. Dans les cas de cessation d’une relation professionnelle, l’information réservée et confidentielle sera rendue à la société sans que l’employé puisse garder aucune information ni digitale ni physique.

N’importe quel indice de fuite d’information, doit être communiqué immédiatement au conseil de direction et au conseil de Compliance.

Responsabilités réciproques

Moyens et mesures pour le développement de l’activité professionnelle

Asemges se compromet à mettre à la disposition de ses employés, les moyens adéquats et les mesures nécessaires pour le développement de leur activité, qui seront adaptés (spécialement les systèmes informatiques et d’internet) aux critères standards et de sécurité et d’efficacité.

Les employés se compromettent à faire un usage responsable des recours et mesures mis à leur disposition, en faisant usage exclusivement de ceux-ci, pour les finalités du travail d’intérêt de la société, en excluant une utilisation pour des finalités particulières.

L’installation et l’utilisation de programmes ou applications obtenus de manière illégale sont interdites ainsi que celles qui peuvent nuire à l’image ou aux intérêts de la société, des clients ou de tiers vinculés.

Dans le cas d’un employé qui détecte un usage incorrect des mesures ou moyens de l’entreprise, devra informer le Conseil de Compliance.

Sécurité et santé dans le travail

L’entreprise donnera à ses employés, les moyens et les compétences nécessaires pour pouvoir travailler avec un maximum de sécurité. En plus, l’entreprise installera un programme de sécurité et de santé sans le travail ainsi que les moyens pour prévenir des risques de travail en conformité avec la législation en vigueur.

Les employés de la société observeront attentivement les règles liées à la sécurité et à la santé dans le travail avec l’objectif de prévenir et minimiser les risques du travail.

Si un employé détecte une certaine carence dans ces aspects, il devra le communiquer avec diligence au supérieur ou au Conseil de Compliance.

Image et réputation

L’image et la réputation de la société dans toutes ses actions professionnelles.

S’il y a n’importe quel indice d’une action ou fait important qui puisse détériorer l’image de l’entreprise on doit en informer le Conseil de Compliance.

Responsabilités avec le marché

Paiements irréguliers et blanchiment de capitaux

Asemges a la volonté de prévenir et d’éviter les paiements irréguliers et/ou le blanchiment de capitaux, ainsi que de lutter contre les activités illicites et/ou criminelles. Donc, les paiements et encaissements de nature ou de montant inhabituel réalisés en effectif ou par chèque au porteur, ou des paiements avec des entités avec des comptes bancaires ouverts dans des paradis fiscaux sont interdits.

L’engagement d’Asemges, et de tous les membres de la société, implique face au non-respect de la légalité.

Par conséquent, dans le cas d’indice de ce type, on doit le communiquer devant le conseil de direction de l’entreprise ou du Comité de Compliance.

Corruption entre particuliers, pots-de-vin et trafics d’influences

Asemges maintient des relations de travail autant avec des entités du secteur public que du secteur privé, au niveau national et international, régis par les principes de transparence et égalité d’opportunités, évitant n’importe quelle action orientée à obtenir un avantage illicite devant ses concurrents sur le marché.

Les membres de la direction et les employés de l’entreprise ne doivent s’impliquer dans aucune pratique de corruption, comme l’extorsion, la fraude, l’usurpation, les fausses déclarations ou les pots-de-vin.

En cas de détection d’un comportement orienté à n’importe de ces pratiques, le Conseil de Compliance devra en être informé.

Prévention de blanchiment de capitaux et délits contre le Fisc et délits contre les Finances Publiques et la Sécurité Sociale

Asemges a le compromis de respecter ponctuellement ses obligations fiscales et de Sécurité Sociale avec les Administrations Publiques, suivant le principe de coopération et transparence.

La comptabilité financière reflète fidèlement la situation économique de l’entreprise. Asemges ne tolèrera aucune manœuvre destinée à occulter les revenus ou les dépenses qu’elle réalise.

Quand un membre de l’entreprise a des indices d’une pratique douteuse, il devra le communiquer au Conseil de Compliance.

Responsabilités avec l’environnement

Clients, fournisseurs et concurrence

Asemges se compromet à offrir une qualité de services et de produits égale ou supérieure aux exigences et aux standards de qualité établis légalement, en rivalisant sur le marché et en réalisant les activités de promotion et ventes en se basant aux propres valeurs de ses produits et services sur le marché.

La société se compromet de rivaliser sur les marchés de manière fidèle et sans réaliser de la publicité mensongère ou dénigrante de tierces personnes.

Elle aussi s’engage à sélectionner les meilleurs fournisseurs, en suivant des critères de sélection objectifs et équitables.

Responsabilités avec l’environnement

Protection de l’environnement

Asemges croit que l’environnement est responsabilité de tous et veut contribuer à sa protection et à son respect. C’est pour cela qu’il encourage l’accomplissement de ces normes établies par la réglementation en vigueur.

Asemges favorise l’utilisation responsable des ressources naturelles, le recyclage des déchets générés par son activité, avec l’objectif de minimiser l’impact de celle-ci, sur l’environnement.

Responsabilités en tant que citoyen

Les droits des hommes

Asemges manifeste son engagement et lutte pour le respect des droits des hommes, reconnus par la législation internationale et nationale, et se compromet à respecter lui-même ces mêmes principes.

Par conséquent :

• Il est absolument interdit de recruter de la main d’ouvre d’enfants (personnes mineures de 16 ans, établi par la législation en vigueur).
• Aucun membre de l’organisation peut participer au recrutement, transport, transfert, refuge ou réception de personnes sous menaces, et utilisation de la force ou toute mesure de coercition, enlèvement, fraude, tromperie, abus de pouvoir ou position de vulnérabilité.
• Tous les sujets doivent êtes traités avec respect, dignité et égalité. Donc, la société applique la non-discrimination pour raison de race, couleur, nationalité, origine sociale, âge, sexe, état civil, orientation sexuelle, idéologie, religion ou toute autre condition personnelle physique ou sociale.
• Promouvoir l’égalité des opportunités entre les personnes, en particulier celle qui concerne l’accès au travail, la formation, la promotion ou conditions de travail. Les critères utilisés sont fondés sur les mérites et les capacités de chaque personne pour développer son travail.
• La société refuse toute violence, harcèlement physique, sexuel, psychologique ou moral, abus d’autorité ou tout comportement qui génère un environnement offensif et d’intimidation sur les droits personnels de tout sujet.
• La société respecte et défend le droit à la vie privée de ces employés et protège en particulier les informations sensibles telles que les informations médicales et économiques personnelles.

Droits du travail

• La journée de travail des employés de la société doit respecter les lois et règlements existants. La société n’autorise pas le travail forcé en ajoutant le confinement, le travail non rémunéré, la servitude pour dettes, l’esclavage, etc.
• Tous les employés recevront, au moins, le salaire minimum et les bénéfices sociaux établis par la loi et convention collective appliqués à chaque moment.
• La société respecte la vie privée de ces employés et facilitera dans la mesure du possible, la conciliation personnelle et les responsabilités du travail.

Le Comité et le canal

Comité de Compliance

Le Comité de Compliance d’Asemges est un conseil unipersonnel, de nature interne et permanente, qui dispose de compétences dans le domaine de la conformité réglementaire et du système de gouvernement d’entreprise de la société. Ce Comité aura aussi les moyens matériaux et humains nécessaires pour l’exercice de ses fonctions.

Dès lors que la loi le permettra, ce conseil aura accès à l’information, documents et bureaux de la société. Y compris les actes, les conseils d’administration, supervision et control nécessaires pour l’exercice adéquat de sa fonction.

Le Comité de Compliance a les fonctions suivantes en relation au Code Éthique :

1. Encourager la diffusion, la connaissance et l’accomplissement du Code Éthique, promouvant les actions de formation et communication considérées appropriées.
2. Interpréter de manière obligatoire le Code Éthique et résoudre toute question ou doute soulevé en relation avec son contenu, application ou accomplissement, notamment, en relation avec l’application des mesures disciplinaires.
3. Promouvoir les procédures de vérification et recherche des plaintes reçusses et diffuser les résolutions opportunes sur les dossiers traités.
4. Evaluer annuellement le niveau d’accomplissement du Code Éthique, et informer les conseils de direction sur l’accomplissement du Code Éthique.
5. Promouvoir l’approbation des règlements internes nécessaires pour le développement du Code Éthique et pour la prévention de ses infractions.
6. L’éclaircissement, le complément ou le développement correspondant ne supposera en aucun cas une modification du Code Éthique, sauf quand les règles impératives l’exigent. 

Règlement du Comité de Compliance

La composition et fonctionnement du Comité de Compliance se trouvent réglés dans le Règlement du Comité de Compliance, qui fait partie du système de gouvernement d’entreprise de la société et qui devra être approuvé avec l’accord de son Conseil d’Administration.

Le Canal Éthique

Le Canal Éthique a comme objectif promouvoir l’accomplissement de la légalité et les règles de comportement établis dans le Code Éthique, et dans le règlement interne du Comité de Compliance. La création du Canal Éthique est appliquée sans préjugé de n’importe quel autre mécanisme ou canal qui soit établis en accord avec le système de gouvernement d’entreprise.

Le Canal Éthique est un canal transparent pour communiquer, de la part des employés ou des tiers intéressés, des comportements qui peuvent impliquer l’accomplissement d’une irrégularité ou d’un acte contraire à la légalité ou aux règlements, ou pour consulter des doutes qui peuvent apparaitre sur leur interprétation.

Asemges s’engage à traiter en tout moment les données de caractère personnel reçusses à travers le canal éthique de manière absolument confidentielle et en accord avec les finalités prévues.

Les communications adressées au canal éthique seront transmises, gestionnées et seront résolues suivant les règles du Règlement du Comité de Compliance.

Dispositions supplémentaires

Régime disciplinaire

La société développera les mesures nécessaires pour application efficace du Code Éthique.

Aucune personne, indépendamment de son niveau ou position, est autorisée pour demander qu’un employé commette un acte illégal ou contredire ce qui est établi dans ce Code Éthique. Parallèlement, aucun employé ne peut aussi justifier un comportement inapproprié, illégal ou qui contredise ce Code en se réfugiant derrière l’ordre d’un supérieur hiérarchique.

Quand le Comité de Compliance détermine qu’un employé a agi de façon illégale il confiera à la Direction et Administration, l’application des mesures disciplinaires correspondantes prévues dans l’accord collectif de la société, ou selon la législation du travail applicable.

Actualisation

Le Code Éthique sera révisé et actualisé périodiquement, en fonction du rapport annuel du Comité de Compliance, ainsi que des suggestions et propositions faites par les employés et dirigeants de la société.

Toute révision ou actualisation (mise à jour) impliquant une modification du Code Éthique, aura besoin de l’accord du Conseil d’administration de la société avec le rapport préalable du Comité de Compliance précèdent.

Acceptation

Les employés de la société acceptent expressément les règles d’agissement établies dans ce Code Éthique.

Les employés qui dans un futur vont s’intégrer et rentrer dans la société, accepteront expressément les principes et les règles établies dans le Code Éthique.

Le Code Éthique sera annexé aux contrats de travail de tous les employés de la société.

Approbation

Le Code Éthique a été approuvé par le Conseil d’Administration de la société le 27 septembre 2021.